質問
2020/09/02 21:56 作成

ZOOMで社内会議をしているのですが、会議の進行がなかなかうまくいかず対面の会議よりも倍近い時間がかかっています。
うまく司会進行をしていくために皆さんが工夫してらっしゃることなどがあれば教えていただきたいです。

匿名
回答 1 件
2020/09/03 11:02 作成
岡部 吉成 【BPRアドバイザー】【テレワークアドバイザー】企業の自動化・効率化・体質変化をお手伝いしています。
岡部 吉成

【BPRアドバイザー】【テレワークアドバイザー】企業の自動化・効率化・体質変化をお手伝いしています。

BPRの専門家として活動しています。
BPRとは「業務の再設計」です。
業務改善ではなく、”業務革命”となりま...

テレワークの指導を行っているものです。

今回のご相談内容に近いことはよく起きています。
会議にはいくつかのパターンがあります。
1.資料報告(読み上げだけ)
2.雑談型
3.課題提起、意見聴取
4.議長講和型

1はたぶん倍もかかるようなことはないかと思います。
かかっていることがあるなら聞き取れないから質問、発言までの段取りの悪さ、資料を開くなどの手間取りなどでしょうか。
2は長くなりますね。通常複数で話せますが、Zoom等の場合、発言者は基本1人で被らないように待つなど、伸びがちです。
3は遠慮して話さない人、発言のタイミングがはかりきれない、などでしょうか。
4は意外かもしれませんが、伸びます。聞き手の反応が見えづらいから余計に説明しようとすることがあります。

リモート会議のうまくやる方法ですが、
・段取りを伝える
・ルールを伝える
・発言を促す
・資料の準備は一人がまとめる
・各自の環境を整える
です。

段取りとルールですが、議題の順番、発言や質問などのタイミングを事前に告知、発言するときの合図もしくは順番を決める、などです。
例えば、発表者に対しての質問は都度チャットを活用するなど。

発言を待つ傾向がリアル会議より多いイメージです。
声がかぶるのを避けるためです。
ですので、発言をどんどん促す感じがいいと思います。
ワイドショーなんかのイメージです。

資料を各自が自分のものを自分が発言するときに共有をかけてやると段取りが悪い人もいます。
できれば共有は一人が集中してやるといいでしょう。
その場合、ページ送りなどがうまくいかない時があるので、資料を一枚にまとめる工夫(アジェンダのような)が
必要かと思います。

各自の環境とは、Wi-Fi回線の不安定を避ける、家族の乱入や雑音を防ぐ、背景などにいらないものが映り込まない、マイクやカメラの整備、発言しない時のミュート、落ち着いて会議に集中する、などです。
さらに言うと、集中して聞きながらオーバーリアクションで相槌を打つと話し手も聞いてもらっているのを感じられると思います。

リモート会議を通常の会議と同じやり方でやるとグダグダになりますので、リモート会議を機に
会議のやり方、資料や発言方法の見直しをはかられるといいと思います。


細かな原因の分析から改善点を教えていただき、とても参考になりました。ありがとうございました。

匿名
2020/09/03 17:25 作成

この質問の回答者
岡部 吉成
回答数 17
【BPRアドバイザー】【テレワークアドバイザー】企業の自動化・効率化・体質変化をお手伝いしています。

埼玉県    https://bpr-s.jp/  https://www.facebook.com/BPRservice.LLC/

BPRの専門家として活動しています。 BPRとは「業務の再設計」です。 業務改善ではなく、”業務革命”となります。 また、現在はテレワークの専門家として行政や公的機関にて指導員としても活動中です。 テレワークに関してご質問いただければご回答いたします。

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